Preparación de Listas de Verificación o Cuestionarios de Auditoria (Checklist de Auditoria de Calidad)

enero 24, 2012 5 Comments

La actividad final de pre-auditoria debe completarse antes de que la auditoria interna sea emprendida con el fin de que el auditor se asegure de que tiene disponible todos los documentos de trabajo necesarios para el desarrollo de la auditoria.

Estos documentos de trabajo pueden incluir listas de verificación o cuestionarios (Checklist de Auditoria de Calidad), formas de reportes de no conformidades u observaciones y cualquier otro tipo de formas que sirvan de evidencia de apoyo a los registros relativos a la conducción o resultados de la auditoria.

De todos estos, las listas de verificación o cuestionarios necesitarían una adaptación o preparación por parte del auditor en esta etapa. No obstante, antes de preparar el cuestionario, el auditor debe determinar si el propósito (función) y el formato del cuestionario están descritos por el procedimiento de auditorias o si se pueden usar las preferencias personales. Esto no es un requisito de la norma pero hay empresas que tienen documentado la manera en como elaborar sus listas de verificación o cuestionarios y deben cumplir con sus procedimientos.

El formato de la lista de verificación o del cuestionario puede variar considerablemente, y dependerá si se pretende usarlo como una ayuda de memoria o como parte de los registros de auditoria mostrando el alcance y comportamiento/desarrollo de la auditoria. Lo primero, puede consistir solo en tópicos generales a ser cubiertos durante la auditoria, mientras que el último, puede ser un cuestionario extensivo y detallado en el cual detalles de ejemplos, muestras y respuestas a las preguntas deben ser registradas.

Contenido de las Listas de Verificación o Cuestionarios

En cuanto al contenido de una lista de verificación o de un cuestionario de auditoria, hay un número de puntos generales que deben ser considerados cuando se audite cualquier procedimiento o área geográfica, y cada uno de estos debería ser considerado cuando se prepare el cuestionario con lo siguiente:

Disponibilidad de los procedimientos e instrucciones de trabajo;
La autorización, emisión y control de las modificaciones de los procedimientos, instrucciones de trabajo y documentos asociados;
El entrenamiento/experiencia/cualificaciones del personal que ejecuta trabajos en el área y su entendimiento de los procedimientos que ellos requieren para su aplicación;
La efectiva y correcta implantación y empleo de los procedimientos;
La calibración y control de los equipos (donde sea requerido y que afecte a la calidad del producto);
La total y correcta distribución y uso de los documentos y formas;
El correcto archivo de los documentos, formas y otros registros de calidad y su mantenimiento para asegurar su recuperación.

Además de utilizar las listas de verificación o cuestionarios, durante la entrevista a realizar, el auditor puede llevar a cabo la verificación de procedimientos y registros contra la práctica observada como se indica a continuación:

Verificar que cada paso de la actividad se efectúa como se describe en el documento de calidad aplicable.
Verificar que en los registros cada espacio es llenado, firmado y fechado cuando así sea requerido.
Verificar la utilización de las revisiones actualizadas de los documentos.
Verificar si existen correcciones hechas a mano en los documentos o en los registros.
Revisar totalmente algunos documentos.