Como Evaluar Software

enero 18, 2013 No Comments

Como Evaluar Software

Antes de comenzar con este artículo, quisiera pedirles una disculpa a todos mis lectores por haberme desaparecido por bastante tiempo del aire y sin seguirles ofreciendo contenido de valor. Sucedieron grandes cosas en mi vida que me llevaron a tomar importantes y difíciles decisiones. Lo bueno de todo esto es que todo fue para bien, tanto para mi, como para mi familia, siempre buscando la calidad de vida que todos nosotros, como seres humanos, nos merecemos. Quisiera aclarar, que todo el que se esfuerza y trabaja, logra cosas muy grandes, y a veces sin esperarlo, las oportunidades llegan a tu vida y debes aprovecharlas, sino, alguien más lo hará por ti.

Comencemos…

Revisar demostraciones de Software es, en mi opinión, el componente más crítico en el proceso de selección de software. Aquí es donde vas a ver los sistemas en acción y aprender que es en lo que realmente te van a ayudar.

Aquí, te vas a encontrar en una etapa crítica en la selección de software, en la búsqueda del mejor proveedor de software para satisfacer tus requerimientos. Esto requiere de un nivel de organización y un compromiso en el proceso de selección. Para sacar el mayor provecho a estas demostraciones, te sugiero que adoptes las siguientes prácticas para la evaluación de un demo.

1. Evaluar 5 o menos sistemas: Manten tu proceso fácil evaluando 5 o menos sistemas de software. Si intentas evaluar más de 5 sistemas, no podrás involucrarte lo suficiente en cada producto. Debes hacer una lista de 5 o menos productos. Al intentar hacer una lista mayor, solo estarás desperdiciando tiempo para enfocarte a productos que realmente te vayan ayudar a resolver tu necesidad. Te lo digo por experiencia. El que abarca mucho, poco aprieta (logra).

2. Establece una fecha para cada demo: Establece una fecha y hora para cada proveedor de software. Nunca intentes hacer un demo del sistema con la primera llamada que hagas con el proveedor. Programa la presentación del demo unos días antes, incluso una semana o dos para que tengas tiempo de preparate.

3. Involucra a las personas correctas: Involucra a las personas correctas dentro de la empresa en donde vas a implementar el sistema. Es muy importante involucrar a las personas de las diferentes areas que van a participar en el uso diario de dicho sistema. El demo también es una oportunidad para venderles la idea.

4. Conoce tus requerimientos: Asegúrate de conocer exactamente cuales son tus requerimientos. Haz una lista, y luego solicita a las personas de ventas que te demuestren esas capacidades en su software. De otra forma, estas personas solo te mostrará las capabilidades más bonitas (para ellos) que hace su software que no tiene nada que ver con lo que tu empresa necesitas. Si te organizas y guías el proceso, tu evaluación sera mucho más efectiva.

Los mejores vendedores estan enfocados en ayudar a sus prospectos a resolver sus retos en el negocio. Ayuda a estas personas a hacer sus trabajos en educándolos en tus necesidades y en el proceso de selección. Entre más conozcan tus proveedores de tus necesidades, más te pueden ayudar a resolverlas. Por ejemplo, si les indicas cuales son las más importantes areas en donde más necesitas ayuda, ellos pueden dedicar más tiempo en demostrar en donde su software puede ayudarte. Si ellos saben que es lo que necesitas y cuando lo necesitas, te pueden entregar una solución exacta a tus necesidades.

Algunos puntos que debes de indicarles y que te ayudarán en el proceso son:

  • Como serán evaluados
  • Tus requerimientos más críticos
  • Con quienes están compitiendo
  • El tiempo que requieres para la implementación
  • Que es lo que requieres del demo

Los compradores desperdician una gran oportunidad dejando que los vendedores guíen el flujo del demo. Ellos deben demostrar como el software satisface tus necedidades, no solo mostrando las mejores cualidades.

5. Mantén el control del proceso: La mejor manera de mantener el control del proceso es tener un plan para el vendedor antes que el. Puedes comenzar con identificando los cinco procesos más importantes que el software puede automatizar. Y luego hacer una breve descripción de cada proceso para enviarlo a cada proveedor para que cada uno de ellos te puedan mostrar como pueden automatizar cada uno de estos.

Nota: Siempre ten en mente: los vendedores pueden tener maneras nuevas para automatizar tus procesos.

6. Que es lo que esperas del demo: La pregunta más común que se escucha de los compradores es, cuál es el software más fácil de usar? La demostración es tu mejor oportunidad de responder a esa pregunta. Para esto puedes tomar en cuenta estos criterios:

  • Las bondades del software pueden ser accesibles desde cualquier parte sin tantos clicks?
  • Estan traducibles al lenguaje de tu industria?
  • Son accesibles a la vista para tu navegación a través del sistema?
  • Todas las pantallas son agradables y familiar para el usuario?
  • Existe una ayuda disponible?

Mientras revisas los demos revisa bien cuantas pantallas necesitas navegar para completer un proceso. El menor de los clicks y el menor de pantallas mejor. Nuevamente, siempre trata de pensar en la mejor manera de hacer las cosas. Nunca esperes que tu nuevo sistema reaccione como tu sistema que actualmente usas.

Puedes utilizar una tabla para llevar un rastreo de cada presentación y así evaluar cada sistema de cada proveedor. A continuación te muestro un ejemplo:

Es un proceso bastante laborioso. Pero siguiendo estos puntos te serán mucha ayuda. Y ya sabes, cualquier duda, me puedes escribir dejando tu comentario debajo.

Lo bueno es que los mayas no acabaron con el mundo y todavía podemos seguir haciendo negocios!

Un abrazo, y feliz año! Gracias!

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